Se dirige uma pequena ou média empresa, sabe que o tempo é o seu recurso mais valioso. Muitas empresas perdem horas todas as semanas em tarefas repetitivas que poderiam ser facilmente automatizadas.
Aqui estão cinco processos que pode começar a automatizar hoje mesmo:
1. Entrada de Dados de Emails
O Problema: A sua equipa recebe emails com pedidos, encomendas ou informações que precisam ser copiadas manualmente para um sistema.
A Solução: Configure automação para extrair informação de emails e inseri-la automaticamente no seu CRM, folha de cálculo ou base de dados.
Resultado: Poupa 5-10 horas por semana e elimina erros de transcrição.
2. Followup de Clientes
O Problema: Esquece-se de fazer followup de propostas enviadas ou precisa de lembrar clientes de pagamentos pendentes.
A Solução: Crie fluxos automáticos que enviam emails de followup baseados em triggers específicos (proposta enviada há X dias, pagamento em atraso, etc.).
Resultado: Melhora taxas de conversão e reduz pagamentos em atraso.
3. Relatórios Semanais
O Problema: Alguém passa horas todas as semanas a compilar dados de vários sistemas para criar relatórios.
A Solução: Automatize a recolha de dados e geração de relatórios. Os relatórios são criados automaticamente e enviados por email.
Resultado: Poupa 3-5 horas por semana e garante relatórios consistentes.
4. Gestão de Documentos
O Problema: Documentos precisam ser organizados, renomeados e arquivados manualmente em pastas específicas.
A Solução: Configure regras automáticas para organizar documentos baseadas em tipo, data, cliente ou outros critérios.
Resultado: Encontra documentos instantaneamente e mantém tudo organizado.
5. Atualizações entre Sistemas
O Problema: Quando algo muda num sistema, tem de atualizar manualmente outros sistemas.
A Solução: Integre os seus sistemas para que dados sejam sincronizados automaticamente.
Resultado: Elimina entrada de dados duplicada e garante consistência.
Próximo Passo
A automatização não precisa de ser complicada ou cara. Muitas destas soluções podem ser implementadas rapidamente e começam a gerar resultados imediatos.
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